Начиная с этой даты, единственным допустимым форматом для электронного обмена первичными документами через систему ЭДО становится универсальный передаточный документ (УПД).
Использование форматов ТОРГ‑12 и актов в электронном виде после 01.01.2026 не запрещено, однако такие документы будут считаться неформатными. Они подтверждают факт хозяйственной операции, но не могут быть направлены в ФНС через ЭДО. В случае налоговой проверки потребуется предоставление скан-копий документов, заверенных электронной подписью.
Данный порядок установлен приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД‑7‑26/28@. Указанное изменение связано с внедрением нового формата УПД (версия 5.03) и и принято «в целях исключения избыточного регулирования» . Это означает, что государственный орган сознательно убирает лишние, дублирующиеся или устаревшие требования и форматы, чтобы не перегружать бизнес лишними правилами и обязанностями.
До 31 декабря 2025 года допускался обмен электронными ТОРГ‑12 и актами, однако с 1 января 2026 года переход на использование УПД становится обязательным.
Продолжают действовать:
Неформализованные электронные документы, разработанные организацией самостоятельно (акты, накладные и т.п.), за исключением случаев работы с прослеживаемыми товарами — по ним необходимо использовать УПД.
Электронный формат акта приёмки выполненных строительных работ, утверждённый приказом ФНС России от 28.07.2022 № ЕД‑7‑26/691@, — остаётся в силе.
Формализованные документы создаются в формате XML, утверждённом ФНС, и могут быть направлены в налоговые органы по каналам ЭДО.
При использовании неформализованных документов их представление в ФНС осуществляется:
- на бумаге. Для этого документ надо распечатать и поставить отметку, что он подписан электронной подписью;
- в виде скан образа, заверенного электронной подписью. ФНС принимает скан образы в форматах TIF, JPG, PDF, PNG (письмо ФНС от 04.02.2025 № ЕА 2 26/1316@).
Электронные счета‑фактуры сохраняют актуальность в следующих случаях:
- при выставлении авансового счёта‑фактуры на сумму предоплаты;
- при использовании комбинированного документооборота — бумажные накладные и акты, но электронные счета‑фактуры.
ФНС рекомендует организациям и индивидуальным предпринимателям заблаговременно перейти на применение УПД, чтобы обеспечить плавный переход и адаптацию бизнес-процессов.
УПД может оформляться:
Со статусом «1» — используется одновременно в качестве счёта‑фактуры и первичного учётного документа;
Со статусом «2» — применяется только как первичный документ (накладная или акт выполненных работ).
Универсальный передаточный документ нужно оформлять без задержек: правило 5 календарных дней, которое действует для счета-фактуры, на УПД не распространяется. По общему правилу товарная накладная оформляется в день отгрузки, а счет‑фактура — не позднее 5 календарных дней после отгрузки. Поскольку УПД со статусом «1» одновременно выполняет функции и товарной накладной, и счета‑фактуры, его следует выставлять в день отгрузки товаров (работ, услуг). Если дату оформления УПД перенести на более поздний день, у налогового органа могут возникнуть вопросы к реальности операции, и контрагенту могут отказать в вычете НДС по такому документу.
Электронный документооборот, даже при отсутствии прямой обязанности его применять, можно рассматривать как важное направление долгосрочного развития. Он повышает скорость обмена документами, прозрачность взаимодействия с контрагентами и уровень защиты информации, а с учётом ожидаемого расширения обязательных требований его внедрение из выгодного решения постепенно превращается в необходимость.
Чтобы получить платную консультацию звоните или пишите на почту:
Телефон:
+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00
E-mail: