НДФЛ перечисляется в бюджет по месту учета организации или обособленного подразделения, куда принят сотрудник - Письмо Минфина от 01.12.2014 N 03-04-06/61300.
Обоснование - удаленное рабочее место не считается обособленным подразделением. Эту позицию подтверждают Письма Минфина от 03.02.2021 N 03-15-06/6838, от 29.05.2019 N 03-15-06/38981, от 19.01.2018 N 03-02-07/1/3617, от 01.12.2014 N 03-04-06/61300.
Кто такой дистанционный работник и почему это важно для НДФЛ?
Дистанционный работник выполняет трудовую функцию вне офиса работодателя и его подразделений, в том числе вне стационарного рабочего места. Это может быть квартира, коворкинг, дача или вообще другой регион.
При этом такой сотрудник:
- состоит в штатном расписании на общих основаниях;
- оформляется приказом о приеме на работу;
- имеет обычный трудовой договор (с учетом условий о дистанционной работе);
- учитывается в табеле и кадровых документах.
И вот здесь ключевой момент: именно то, за кем он числится по штатному расписанию (головная организация или конкретный филиал/обособленное подразделение), определяет, в какую ИФНС нужно перечислять НДФЛ.
Главный вопрос: за кем числится сотрудник?
Здесь можно запомнить простое правило:
НДФЛ идет туда, где на учете стоит тот, за кем по документам закреплен сотрудник.
То есть:
- если сотрудник относится к головной организации — НДФЛ перечисляем по месту учета головной компании;
- если закреплен за филиалом или обособленным подразделением — НДФЛ перечисляем по месту учета этого подразделения.
Мини‑кейс 1
Компания зарегистрирована в Ростове‑на‑Дону. Мария работает дистанционно из Краснодара, но по штатному расписанию она — менеджер головного офиса.
- Куда перечислять НДФЛ?
В ИФНС по месту учета головной организации в Ростове‑на‑Дону. - Нужны ли отдельные отчеты в Краснодар?
Нет. Адрес проживания и работы Марии на распределение НДФЛ не влияет.
Мини‑кейс 2
У компании есть филиал в Москве. Иван живет в Воронеже, работает из дома, но по штатке закреплен за московским филиалом.
- Куда перечислять НДФЛ?
В ИФНС по месту учета московского филиала. - В какой отчетности он отражается?
В расчетах по НДФЛ, которые подает филиал.
Домашний офис — это не обособленное подразделение
Частая ошибка — считать, что если сотрудник постоянно работает из дома, это «похоже на отдельный офис» и нужно что‑то оформлять.
Важно помнить:
- домашнее рабочее место дистанционного сотрудника не является обособленным подразделением;
- организация не обязана вставать на учет по адресу проживания удаленного работника;
- не нужно заводить отдельные ОКТМО, обособленные коды ИФНС и сдавать отдельную отчетность только потому, что сотрудник работает из другого города.
Поэтому решающим фактором всегда остается не фактический адрес выполнения работы, а кадровое закрепление сотрудника.
Где отражать удаленных сотрудников в отчетности по НДФЛ
Удаленные работники не выделяются в отдельный блок отчетов только из‑за формата работы. Они входят в те же расчеты, что и «офисные», по своему налоговому агенту.
- Если сотрудник относится к головной организации — включается в расчеты по НДФЛ головной компании.
- Если сотрудник относится к филиалу — включается в расчеты, которые подает филиал.
Адрес проживания и фактического рабочего места для выбора ИФНС значения не имеет.
Чек‑лист для бухгалтера: все ли вы делаете правильно?
Можно пройтись по короткому списку и проверить, не зарылись ли вы в нюансах:
- Определено ли в кадровых документах, к какой организации или какому подразделению относится каждый дистанционный сотрудник?
- Совпадает ли это закрепление со структурой в штатном расписании и в учетной системе (1С и др.)?
- Знаете ли вы, в каких ИФНС стоят на учете:
– головная организация,
– каждый филиал,
– каждое обособленное подразделение? - Настроена ли в программе правильная привязка подразделений к ИФНС и ОКТМО?
- При переводе сотрудника между подразделениями вы:
– оформляете кадровый перевод,
– проверяете, не изменилось ли место уплаты НДФЛ,
– корректируете настройки в учетной системе?
Если на все вопросы ответ «да», значит, НДФЛ по дистанционным сотрудникам «ходит» по правильным адресам.
Примеры формулировок для кадровых документов
Небольшие формулировки, которые помогают «подстелить соломку» в случае проверок.
- В трудовом договоре:
«Работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места нахождения Работодателя, при этом по штатному расписанию относится к структурному подразделению “Филиал в г. Москва”.» - В приказе о приеме:
«Принять на работу в филиал в г. Москва на должность... с условием дистанционной работы.» - В штатном расписании:
Сотрудники, работающие дистанционно, включаются в те же подразделения, что и «офисные» коллеги (головной офис, филиал, обособленное подразделение), без выделения отдельной строки только по признаку удаленной работы.
Как это отразить в 1С
- настроить организационную структуру: организации, филиалы, подразделения;
- для каждого подразделения указать свою ИФНС и ОКТМО;
- при приеме дистанционного сотрудника выбирать правильное подразделение;
- при переводе сотрудника менять подразделение — и 1С автоматически «переключит» его НДФЛ на нужную инспекцию.
Телефон:
+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00
E-mail: