На основании какой первички отражать перемещение имущества в 2024 году?

Формы электронных первичных документов и указания по их применению утверждены приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н

С 1 января 2024 года для взаимодействия с хозяйственным отделом действуют четыре формы первички: накладная на внутреннее перемещение (ф. 0510450), требование-накладная (ф. 0510451), накладная на внутреннее перемещение (ф. 0504102) и требование-накладная (ф. 0504204). Названия у документов идентичные, а вот наполнение документов отличается. Поэтому может возникнуть путаница. Читайте в статье, на основании каких документов безопасно отразить списание и движение имущества в этом году и как правильно их заполнить.

Какие документы использовать

Отражайте в учете списание и движение имущества на основании накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) и требования-накладной (ф. 0510451). Это новые электронные формы первички, которые сейчас в приоритете. Аналогичные им формы (ф. 0504102 и ф. 0504204) не используйте, хоть они формально и не отменены. Минфин в ближайшее время скорректирует приказ № 52н и исключит из него эти формы. Об этом финансисты сообщают на очных мероприятиях (письмо Минфина от 27.10.2023 № 02-07-05/102794).

Назначение накладной на внутреннее перемещение и требования-накладной схоже, поэтому есть возможность их перепутать. Хозяйственники должны оформить документ в зависимости от цели выдачи имущества. Если выдают его для использования в деятельности учреждения, то оформить требование-накладную (ф. 0510451). А когда НФА выдают из-за смены ответственного лица или передают в иное место хранения, заполнить накладную на внутреннее перемещение (ф. 0510450).

На схеме ниже посмотрите, когда и какой документ использовать. Схему подготовили на основании двух приказов: 61н и 52н и согласовали с чиновниками. Рекомендуем ее использовать при отражении операций в учете и передать в хозяйственный отдел. Так ответственные сотрудники не перепутают документы. Кроме первички по перемещению НФА, используйте новый акт списания (ф. 0510460).

На основании какого документа оформить перемещение НФА

Как заполнить новое требование-накладную (ф. 0510451)

Когда получите требование-накладную (ф. 0510451) от ответственного сотрудника хозяйственного отдела, проверьте реквизиты. Только потом отразите операции в учете.

В заголовочной части обратите внимание на реквизит «Документ-основание». Убедитесь, что указаны реквизиты документа, которым оформили расчет потребности ценностей или которым определен норматив их выдачи. Например, таким документом-основанием могут быть служебная записка, приказ, распоряжение. А если выдали продукты на кухню, укажите в качестве документа меню-раскладку для приготовления питания (ф. 44-МЗ).

Ваша помощь может понадобиться, чтобы заполнить в содержательной части требования-накладной (ф. 0510451) учетные группы объектов, которые передают. Хозяйственники обычно не владеют такой информацией. Поэтому в содержательной части укажите группу имущества, а справа, напротив названия группы, — номер данной группы. Например, если передаете объекты из групп «основные средства — иное движимое имущество» или «нематериальные активы — иное движимое имущество», то укажите код «30» (101 30, 102 30).

Если передаете в эксплуатацию основные средства, реквизит «Документ-основание» не заполняйте

В одной накладной может быть несколько отдельных групп. Допустим, «материальные запасы — особо ценное имущество», код группы «105 20», и «материальные запасы — иное движимое имущество», код группы «105 30».

В завершение проверьте, чтобы все подписи были в наличии. Тут могут быть различия в зависимости от того, как оформляете требование-накладную (ф 0510451): электронно или на бумаге. Если на бумаге, то во всех предусмотренных графах должны стоять собственноручные подписи. Если формируете электронное требование-накладную, то простые подписи ставят: составивший документ ответственный исполнитель, работник, который затребовал ценности, и сотрудник, получающий ценности. ЭЦП подписывают требование-накладную (ф. 0510451) руководитель учреждения и сотрудник, отпустивший материальные ценности.

Смотрите образец требования-накладной (ф. 0510451). В пояснениях к нему читайте, как заполнить реквизиты.

Как заполнить новое электронное требование-накладную (ф. 0510451)

Как заполнить новую накладную на внутреннее перемещение объектов НФА (ф. 0510450)

Порядок заполнения новой электронной накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) схож с порядком заполнения требования-накладной (ф. 0510451). Ответственному сотруднику хозяйственного отдела также потребуется ваша помощь, чтобы заполнить некоторые реквизиты.

В заголовочной части убедитесь, что заполнен реквизит «Документ-основание». Это может быть приказ или распоряжение о смене МОЛ, которым переложили ответственность за имущество учреждения с одного сотрудника на другого. В кодовой зоне должны быть проставлены номер и дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Чтобы полностью заполнить раздел «Сведения о передаваемых объектах материальных ценностей по группе», без вашей помощи хозяйственникам не обойтись. Как и в случае с требованием-накладной (ф. 0510451), укажите группу имущества, а справа, напротив названия группы, — номер группы.

В табличной части в графе 1 «Основное наименование объекта» укажите название имущества в точности так, как оно числится в бухучете. А в графе 2 «Наименование дополнительное (код) (при наличии)» — наименование имущества в соответствии с нормативным актом или название из технической документации. Например, по лекарствам — международное непатентованное наименование с латинскими буквами.

Как заполнить новую электронную накладную на внутреннее перемещение (ф. 0510450) 

Документ-основание Укажите реквизиты документа, на основании которого передаете материальные ценности Учетный номер Укажите инвентарный, номенклатурный, номер паспорта (технический) или иной.