Схемы, как оформить поступление НФА: приходным ордером или новой первичкой

____________________________________________________________________________________________

30 тыс. руб. —

такой максимальный штраф для должностного лица за отсутствие первичного документа

____________________________________________________________________________________________

Вопрос об использовании приходного ордера (ф. 0504207) и до 2024 года был неоднозначным. В методических указаниях по его применению прописаны одни правила, а в разъясняющих письмах Минфина — другие. С введением новых обязательных электронных форм первички яснее не стало. На круглых столах финансисты разъясняли, что приходный ордер в 2024 году применять не нужно. Однако нормативно такое правило не закрепили. В итоге для одних и тех же хозяйственных операций сейчас действует несколько документов.

В 2024 году, чтобы отразить на балансе поступивший материальный запас, есть четыре документа: приходный ордер (ф. 0504207), карточка капвложений (ф. 0509211), акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) и решение о признании объектов НФА (ф. 0510441). Назначение приходного ордера пересекается с каждым из оставшихся трех документов. Давайте разбираться, какой документ когда применять.

Приходный ордер (ф. 0504207). В своем письме Минфин разъяснял, что приходный ордер можно не составлять, если есть сопроводительные документы. Например, счет-фактура или товарная накладная (письмо от 07.12.2016 № 02-07-10/72795). Если следовать этому письму, то приходный ордер (ф. 0504207) нужен, если имущество поступило без сопроводительных документов, его нашли во время инвентаризации, получили после демонтажа или ремонта имущества.

Мы рекомендуем составлять приходный ордер при любой поставке матценностей, хотя это и приведет к увеличению документооборота. Но, если не выписать приходный ордер, это будет грубым нарушением бухучета (п. 4 примечания к п. 7 ст. 15.15.6 КоАП). Размер штрафа на должностное лицо может составить от 15 000 до 30 000 руб. В обзоре нарушений, выявленных при проверках, Федеральное казначейство упоминало о нарушении, когда учреждение не составляет первичные учетные документы о приемке поставленного товара (п. 8.5 письма от 13.07.2018 № 07-04-05/21—14791).

Составляйте приходный ордер (ф. 0504207) при любой поставке матценностей от контрагентов. Иначе это будет грубым нарушением бухучета.

Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448). Он нужен, чтобы безвозмездно принять матзапасы, оприходовать излишки или ценности, которые остались при ликвидации или демонтаже основных средств, если получили имущество в возмещение ущерба.

Карточка капвложений (ф. 0509211). Она нужна, чтобы отражать вложения на счете 0 106 04 на покупку матзапасов со сроком полезного использования. А также вложения на создание матзапасов, изготовленных хозяйственным способом.

Решение о признании объектов НФА (ф. 0510441). По приказу № 61н оно необходимо, чтобы отразить на счете 0 105 00 матзапасы, которые купили или создали хозспособом и у которых есть срок эксплуатации (п. 40.1 Методических указаний из приказа № 61н).

Однако с позиции внутреннего контроля и аудита любые действия и процедуры, которые являются излишними, влекут «отбраковку» и вывод из регламента. Поэтому для материалов нет необходимости устанавливать срок эксплуатации. Например, для постельного белья и посуды.

В стандарте «Запасы» есть правило, что для запасов со сроком пользования более 12 месяцев надо установить срок эксплуатации. Но оно противоречит правилам самого стандарта: материалы — это объекты, которые используются менее 12 месяцев. Учреждения квалифицируют такие объекты как «материалы длительного использования» и в Инструкции № 157н нет правила об установления срока эксплуатации. Кроме того, неустановление срока эксплуатации не влечет административных санкций. Грубого нарушения ведения учета и недостоверности отчетности в отношении субъекта учета применить нельзя.

С позиции оформления прихода посуды и постельных принадлежностей можно, как и ранее, применять приходный ордер (ф. 0504207). До отмены действия приказа № 52н нарушений со стороны учреждения нет.

Если четко следовать нормативным документам, то необходимо оформлять для одной операции два документа, а то и три. Например, чтобы отразить на счете 0 105 00 материалы, которые получили после демонтажа и у которых нет срока эксплуатации, нужно оформлять приходный ордер (ф. 0504207) и акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448).

Чтобы избежать двойной работы, правомерно определить в учетной политике, какие документы вы будете использовать в 2024 году. Сам Минфин в приоритет ставит новые формы электронной первички (письмо от 27.10.2023 № 02-07-05/102794). Аналогичное мнение у разработчиков бухгалтерских программных продуктов, например «1С:БГУ 2.0».

Мы тоже рекомендуем начать переходить на новые формы электронной первички. Так вы постепенно подготовитесь к тому моменту, когда Минфин признает приказ № 52н недействующим. Вам не нужно будет одномоментно изучать множество новых первичных документов, проводить методическую работу по их заполнению для смежных отделов и полностью переделывать график документооборота. Какой документ мы рекомендуем применять и когда, посмотрите в схеме.

На основании какой первички отражать материалы в 2024 году 

Как документально оформить поступление основных средств

В 2024 году, чтобы отразить на балансе поступившее основное средство, нужно пять документов: приходный ордер (ф. 0504207), карточка капвложений (ф. 0509211), акт приемки (ф. 0510452), акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) и решение о признании объектов НФА (ф. 0510441). Как и в случае с матзапасами, назначение приходного ордера для оформления поступившего основного средства пересекается с каждым из оставшихся четырех документов.

Приходный ордер (ф. 0504207). Вы вправе его использовать, чтобы отразить на счете 0 101 00 основное средство, поступившее от контрагента. Также правомерно оформлять приходный ордер, если основное средство нашли во время инвентаризации, получили после ремонта имущества.

Карточка капвложений (ф. 0509211). Она нужна, чтобы отражать вложения на счете 0 106 01 на покупку или создание основного средства. Карточку открывает бухгалтер, который отвечает за учет имущества. Дата открытия карточки — день, когда в бухучете отразили вложения на счете 0 106 01. Дата закрытия карточки — день, когда приняли объект к учету, например когда отразили на счете 0 101 00.

Акт приемки (ф. 0510452). Он нужен, чтобы оформить приемку основных средств, закупка которых не проходит через ЕИС, и поставить на учет денежное обязательство.

Когда дата поставки совпадает с датами приемки, сложностей не возникает. Акт (ф. 0510452) — документ-основание, чтобы принять основное средство на баланс. Если же есть расхождения между датой поставки и приемки, то возникает проблема с документальным оформлением. Мы рекомендуем составлять приходный ордер (ф. 0504207). Возможно, в ближайшее время Минфин выпустит разъяснения на этот счет.

Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448). Он нужен, чтобы безвозмездно принять основное средство, оприходовать излишки или если получили имущество в возмещение ущерба.

Решение о признании объектов НФА (ф. 0510441). Оно необходимо, чтобы принять к учету основное средство, которое купили, создали хозспособом, получили безвозмездно, в возмещение ущерба или обнаружили в виде излишков. Также оформляйте решение после реконструкции (модернизации), дооборудования. Какой документ мы рекомендуем применять и когда, посмотрите в схеме.

На основании какой первички отражать основные средства в 2024 году