Настройка электронного подписания авансовых отчетов в 1С:Бухгалтерии 8 (релиз 3.0.190.25)

Законодательные требования к электронным авансовым отчетам

При оформлении авансовых отчетов в электронной форме законодательство устанавливает четкие требования:

Обязательное использование ЭЦП всеми участниками. Согласно письмам Минфина России (от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, от 04.12.2019 № 03-03-06/1/94297), при формировании электронного авансового отчета электронную подпись должны использовать все участники составления документа:

• Подотчетное лицо (сотрудник, отчитывающийся за расходы)
• Бухгалтер (принимающий и проверяющий отчет)
• Руководитель (утверждающий авансовый отчет)

Допустимые виды электронной подписи. Для внутренних документов, таких как авансовые отчеты, разрешено использовать:

• Простую электронную подпись (ПЭП) — логин и пароль в информационной системе
• Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) — более защищенный вариант
• Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — максимальный уровень защиты

При этом, если используется простая или неквалифицированная подпись, в соглашении между участниками электронного взаимодействия должен быть оговорен порядок проверки подписи.

Решения для организации электронного подписания авансовых отчетов

Поскольку базовая 1С:Бухгалтерия 8.3 не поддерживает маршруты согласования, существует несколько подходов к решению задачи:

Решение 1: Интеграция с 1С:Документооборот

1С:Документооборот — специализированная система для управления электронным документооборотом, которая может интегрироваться с 1С:Бухгалтерией.

Процесс работы:

1. Создание авансового отчета в 1С:Бухгалтерии — сотрудник или бухгалтер формирует документ с привязкой первичных документов
2. Передача документа в 1С:Документооборот — авансовый отчет автоматически передается в систему документооборота через настроенный обмен данными
3. Настройка маршрута согласования:

• В разделе «Управление процессами» → «Шаблоны процессов» создается шаблон согласования
• Определяется последовательность участников: Сотрудник → Руководитель → Бухгалтер
• Устанавливаются условия прохождения (сумма, подразделение, статья расходов)
• Настраиваются сроки согласования и уведомления

4.   Подписание участниками — каждый участник последовательно подписывает документ своей ЭЦП в 1С:Документооборот

5.   Возврат в 1С:Бухгалтерию — после полного согласования документ автоматически проводится в учетной системе



Нужна помощь в 1С? Звоните в "Бизнес решения" +7 (938) 146 41 00

Решение 2: Использование 1С:Кабинет сотрудника

1С:Кабинет сотрудника — облачный сервис, позволяющий организовать электронное взаимодействие с сотрудниками, включая подписание документов.

Настройка в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Подключение к сервису:

• В разделе «Администрирование» → «Общие настройки» → «Электронная подпись и шифрование»
• Включить настройку «Используется ЭДО»
• Настроить подписи организации

2.   Настройка электронных подписей для участников:

Для сотрудников:

• Выпуск простой электронной подписи через 1С:Кабинет сотрудника
• Использование УНЭП через приложение «Госключ» (бесплатно)
• Выпуск УКЭП через удостоверяющие центры (платно)

Для бухгалтера и руководителя:

• УНЭП через коммерческие УЦ или «Госключ»
• УКЭП через налоговую (для руководителя — бесплатно)

3.   Организация процесса:

• Сотрудник заполняет авансовый отчет в своем кабинете, прикрепляет сканы документов​​
• Подписывает своей ЭП (может использовать «Госключ» на смартфоне)
• Документ автоматически поступает бухгалтеру для проверки и подписания
• После проверки бухгалтер передает на утверждение руководителю
• Руководитель подписывает, документ проводится в учете

Решение 3: Работа через 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация

Если организация использует расширенные конфигурации (1С:ERP 2, 1С:Комплексная автоматизация), в них есть встроенная функциональность для работы со статусами авансовых отчетов:

Настройка двухэтапного ввода:

1. Включение функционала статусов: 

• НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Настройка НСИ и разделов
• Установить галочку «Статусы авансовых отчетов»

2.   Работа с документом:

• Этап 1 (статус "Подготовлено"): Подотчетное лицо создает и заполняет авансовый отчет, прикрепляет документы, подписывает своей ЭП​
• Этап 2 (статус "Утвержден"): Бухгалтер проверяет, при необходимости корректирует, передает руководителю на утверждение​

3.   Подписание ЭЦП:

• Подписанные файлы хранятся в электронном архиве (сетевая папка, SharePoint)
• В 1С можно прикреплять файлы к документу для ссылки

Нужна помощь в 1С? Звоните в "Бизнес решения" +7 (938) 146 41 00

Пошаговая инструкция: Настройка ЭЦП в 1С:Бухгалтерии 8.3 (базовая конфигурация)

Для тех, кто хочет начать работу с ЭЦП в текущей версии программы:

Шаг 1: Получение электронных подписей участниками

Руководитель организации:

• Бесплатно получает УКЭП через удостоверяющий центр ФНС
• Обращается лично в пункт выдачи с документами
• Получает сертификат на токен (USB-ключ)

Главный бухгалтер и ответственный бухгалтер:

• Оформляют УКЭП через коммерческие УЦ (платно)
• Возможна УНЭП через «Госключ» (бесплатно, но с ограничениями)​
• Руководитель может выдать МЧД (машиночитаемую доверенность) для подписания документов

Сотрудники (подотчетные лица):

• Простая ЭП через регистрацию в корпоративной системе
• УНЭП через «Госключ» на смартфоне (бесплатно)
• УКЭП через коммерческие УЦ (если требуется максимальная защита)​

Шаг 2: Установка и настройка ЭЦП в программе

1. Открыть 1С:Бухгалтерию 8.3

2. Перейти в настройки: Администрирование → Обмен электронными документами

3.   Включить использование ЭЦП: Поставить галочку «Электронные подписи»

4.   Настроить программу шифрования:

• Настройка электронной подписи и шифрования → вкладка «Программы»
• Выбрать установленную программу криптографии (КриптоПро CSP или другую сертифицированную)​
• Если программы нет в списке — добавить

5.   Добавить сертификаты:

• Вкладка «Сертификаты»
• Добавить → Из установленных на компьютере
• Выбрать нужный сертификат
• Рекомендуется установить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи»​
• Для каждого участника (сотрудника, бухгалтера, руководителя) добавить свои сертификаты

6.   Настроить маршруты подписания (если доступно):

• Администрирование → Обмен электронными документами → Маршруты подписания​
• Создать маршрут для авансовых отчетов
• Указать последовательность подписантов
• Установить логическое условие («поставить все подписи по порядку»)​

Шаг 3: Документирование процесса

Для соответствия требованиям законодательства необходимо закрепить процедуры в локальных актах:

1. Внести изменения в учетную политику:

• Указать, что первичные документы (в том числе авансовые отчеты) могут оформляться в электронном виде
• Прописать порядок подписания ЭЦП
• Определить виды используемых электронных подписей

2.   Разработать положение об электронном документообороте:​

• Порядок работы с электронными документами
• Правила проверки электронных подписей
• Ответственность участников
• Порядок хранения электронных документов
  

3.   Оформить приказ или соглашение:​

• О внедрении электронного документооборота
• О назначении ответственных лиц
• О порядке использования ЭЦП

4.   Обеспечить хранение:

• Организовать электронный архив подписанных документов
• Обеспечить резервное копирование
• Соблюдать сроки хранения (не менее 5 лет для первичных документов)

Шаг 4: Организация рабочего процесса

Вариант А: Через 1С:Кабинет сотрудника (рекомендуется):

1. Подключить сервис к 1С:Бухгалтерии

2. Создать кабинеты для сотрудников

3. Настроить выпуск ЭП для сотрудников

4. Сотрудник формирует авансовый отчет в своем кабинете

5. Прикрепляет сканы чеков (можно через 1С:Сканер чеков)

6. Подписывает своей ЭП

7. Документ поступает бухгалтеру → проверка → подпись

8. Передача руководителю → утверждение → подпись

9. Автоматическое проведение в 1С:Бухгалтерии

Вариант Б: В базовой 1С:Бухгалтерии без дополнительных продуктов:

1.   Сотрудник или бухгалтер создает документ «Авансовый отчет»:

• Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать
• Заполнить реквизиты: Подотчетное лицо, Дата, Склад
• Вкладка «Авансы»: указать документ выдачи средств (РКО или списание с р/с)
• Вкладка «Товары»: внести приобретенные ТМЦ с указанием НДС
• Вкладка «Оплата»: отразить оплату поставщику (если была)
• Вкладка «Прочее»: прочие расходы (командировочные, канцтовары и т.д.)

2.   Распечатать или сохранить документ в электронном виде

3.   Организовать внешнее подписание:

• Экспорт документа
• Подписание каждым участником через внешнюю программу ЭЦП
• Сохранение подписанного файла

4.   Провести документ в программе после получения всех подписей

5.   Сохранить подписанный файл в электронном архиве

Автоматизация заполнения авансовых отчетов

Независимо от выбранного решения, 1С предлагает инструменты для упрощения заполнения:

1С:Сканер чеков — мобильное приложение для автоматической загрузки данных из кассовых чеков:

1. Сотрудник сканирует QR-код чека на смартфоне

2. Данные автоматически передаются в 1С

3. Авансовый отчет заполняется автоматически

4. Сокращается время на ручной ввод

5. Минимизируются ошибки

Автозаполнение из ФНС: В версии 3.0.161 добавлена функция автозаполнения авансовых отчетов по кассовым чекам, проверенным ФНС.​

Нужна помощь в 1С? Звоните в "Бизнес решения" +7 (938) 146 41 00

Важные ограничения и рекомендации

1. Стандартная 1С:Бухгалтерия 8.3 не предназначена для полноценного согласования документов. Для организации маршрутов с условиями и автоматическими уведомлениями требуются дополнительные продукты.

2. Все участники должны иметь ЭЦП. Нельзя создать электронный авансовый отчет, если хотя бы один участник не может его подписать.

3. Необходимо документально закрепить процедуры в учетной политике и локальных актах.​

4. Электронный документ является подлинником. Распечатка электронного документа не требуется для хранения, но можно делать для удобства.​

5. При использовании простой ЭП необходимо в соглашении прописать порядок проверки подписи.​

6. УКЭП руководителя нельзя передавать другим лицам. Если нужно делегировать полномочия — оформлять отдельные сертификаты и МЧД.​

7. Обновления программы. Текущий релиз 3.0.190.25 содержит функцию «Подписание документов простой электронной подписью в 1С:Кабинет сотрудника», что упрощает внедрение.​

Альтернативные решения от партнеров 1С

Существуют специализированные разработки партнеров 1С для организации согласования в бухгалтерии:

• Модули согласования документов — расширения для 1С:Бухгалтерии, добавляющие функционал маршрутов
• Интеграция с внешними СЭД — подключение к Directum, ELMA, Тезис и другим системам
• Отраслевые решения — например, для бюджетных учреждений, холдингов

Выводы и рекомендации

Практический кейс внедрения

Компания: ООО среднего размера, 100 сотрудников
Задача: Организовать электронное подписание авансовых отчетов
Решение: 1С:Кабинет сотрудника + «Госключ»

1.   Этапы внедрения:Подготовка (1 неделя):

• Изменение учетной политики
• Разработка положения об ЭДО
• Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника

2.   Настройка (1 неделя):

• Настройка ЭЦП в 1С:Бухгалтерии
• Создание кабинетов для сотрудников
• Настройка интеграции с «Госключ»

3.   Обучение (1 неделя):

Чтобы получить платную консультацию звоните или пишите на почту:

Телефон:

+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00

E-mail:

info@it-vdonsk.ru