Рассылка отчётов в 1С:УНФ — пошаговая инструкция

1. Как создать рассылку отчётов?

Вариант 1. Зайдите в раздел «Продажи» → «Отчёты».

Выберите отчёт «Расчёты с покупателями».

Нажмите кнопку «Отправить» → «Создать рассылку отчётов…».

Нажмите «Рассылки отчётов» → «Создать».

2. Как настроить рассылку отчётов?

После создания рассылки откроется новая вкладка. Заполните строку «Наименование».

В строке «Отправлять» укажите значение «Свой отчёт для каждого покупателя».

В строке «Получатели» укажите «Контрагенты».

Перейдите во вкладку «Отчёты». В отборе найдите строку «Контрагент», в колонке «Значение» нажмите правой кнопкой мыши и выберите «Указать получателя рассылки».

Появится значение «Получатель».

Во вкладке «Доставка почты» укажите в строке «От» вашу системную учётную запись.

3. Можно настроить рассылку по расписанию?

Да. Перейдите на вкладку «Расписание», нажмите флаг «Выполнять по расписанию».

Укажите время и периодичность расписания.

4. В каком формате отправляется отчёт?

Во вкладке «Дополнительно» выберите формат файла в строке «Форматы сохранения».

Например, выберите «Excel».

Также снимите флаг «Архивировать в ZIP», если архивация не нужна. Если нужна — оставьте флаг активным.

5. Как настроить рассылку для всех получателей сразу?

Нажмите на строку «Указать покупателя» → «Подобрать».

Чтобы не добавлять всех покупателей вручную, используйте следующий приём:

6. Рассылка для физических лиц и подотчётников

Кроме контрагентов и контактов, можно настроить рассылку для физических лиц — например, для расчётов с подотчётниками.

Зайдите в «Настройки» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Нажмите «Рассылки отчётов» → «Создать».

Введите название рассылки. Допустим, нужно разослать информацию о расчётах с подотчётниками.

Подберите отчёт во вкладке «Отчёты» → «Подобрать». Выберите «Расчёты с подотчётниками».

Нажмите «Предварительный просмотр», чтобы внести изменения в отчёт.

Нажмите «Настройки» → «Расширенный».

Выделите «Отборы» и нажмите «Добавить фильтр» → «Физлицо» → «Выбрать».

Активный флажок ставить необязательно. Нажмите «Закрыть и сформировать».

Отбор должен появиться в шапке отчёта.

Сохраните вариант отчёта: нажмите иконку папки → «Сохранить как» → укажите наименование → «Сохранить».

Вернитесь к рассылке отчётов и выберите сохранённый отчёт.

В строке «Отправлять» выберите «Свой отчёт для каждого получателя».

В строке «Получатели» появится новый вариант — выберите «Физические лица».

Вернитесь на вкладку «Отчёты» и в строке «Физлицо» нажмите правой кнопкой мыши на поле «Значение».

Выберите «Указать получателя рассылки».

Перейдите на вкладку «Доставка (эл.почта)» и настройте получателей так же, как описано выше для рассылки по всем сотрудникам.

Таким образом в 1С:УНФ можно автоматически отправлять любые отчёты по расчётам с сотрудниками или контрагентами — каждому свой, по расписанию, в нужном формате.