1. Проверка кадровых документов
Перед началом расчёта заработной платы необходимо убедиться, что в программе корректно оформлены все кадровые документы за месяц:
- Приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников.
- Документы об отпусках, больничных листах и командировках.
- Изменения графиков работы.
Проверка этих данных необходима, чтобы расчет зарплаты и отпускных был корректным.
2. Заполнение и утверждение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — основной документ для расчета зарплаты:
- Убедитесь, что табель заполнен (автоматически или вручную).
- Проверьте правильность отражения отработанных дней, отпусков, больничных и других отсутствий.
- Если в организации предусмотрено, утвердите табель ответственным лицом.
Без утвержденного и корректного табеля возможны ошибки при начислении зарплаты.
3. Начисление заработной платы и взносов
Далее необходимо провести начисление зарплаты за месяц:
- Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов».
- Проверьте, что учтены все виды выплат: оклад, премии, доплаты, надбавки и т.д.
- Убедитесь в правильности введенных данных и проведите документ.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ, страховые взносы и удержания.
4. Проверка удержаний и исполнительных листов
Если у сотрудников есть исполнительные листы, необходимо:
- Проверить правильность сумм удержаний.
- Контролировать, чтобы сумма удержаний не превышала установленные законом лимиты.
- Убедиться, что все обязательные удержания учтены в расчете.
5. Контроль налогов и страховых взносов
После начисления зарплаты:
- Проверьте корректность расчёта НДФЛ и страховых взносов.
- Убедитесь, что применяются правильные тарифы и ставки взносов.
- Сверьте данные с нормативными документами и внутренними настройками программы.
6. Формирование и проверка отчетности
Подготовьте и проверьте отчетность по заработной плате:
- Отчеты в СФР.
- Расчеты по страховым взносам и 6-НДФЛ.
- Платежные ведомости для банка.
Проверьте соответствие данных расчетам по зарплате и налогам.
7. Создание резервной копии базы
После завершения всех расчетов и формирования отчетности желательно создать резервную копию базы данных.
Это поможет сохранить данные и избежать потерь при возможных ошибках или сбоях.