Как вести воинский учет в 1С:ЗУП

1. Начнем с настройки в 1С:ЗУП

Прежде всего убедитесь, что в программе включено ведение воинского учета:

• Перейдите в «Настройка» → «Кадровый учет» → Вкладка «Воинский учет»
• Заполните справочник «Военкоматы» — сюда вносятся данные местных комиссариатов
• Назначьте ответственного за воинский учет в настройках ролей и прав доступа

2. Внесение сведений по сотрудникам

Воинский учет ведется индивидуально по каждому сотруднику:

В карточке сотрудника на вкладке «Воинский учет» укажите:

• Категорию учета (призывник, офицер запаса и т.п.)
• Состав, профиль, звание, военкомат по месту жительства
• Данные военного билета или приписного удостоверения
• Группу учета, категорию запаса
• Дату постановки на учет

Эти данные необходимо актуализировать при приеме сотрудника, а также при изменении места жительства, состояния здоровья, звания и пр.

3. Работа с отчетами по воинскому учету

В 1С:ЗУП можно формировать отчеты как для внутренней работы, так и для предоставления в военкоматы:

• «Сведения о военнообязанных» — для внутренней сверки
• Форма №18, Списки призывников, Карточка учета организации, Извещения о приеме/увольнении
• При необходимости — сформировать «Личную карточку Т-2» со вкладкой по воинскому учету

Помимо личных карточек по унифицированной форме Т-2 в программе реализованы документы и отчетные формы ведения общего воинского учета. Они соответствуют требованиям методических рекомендаций Генштаба ВС РФ (в скобках указан номер приложения к ним):

■ Приказ об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе (4).

■ План работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (17).

■ Расписка в приеме от сотрудника документа воинского учета (14).

■ Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу или увольнении его с работы (9).

■ Листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете (13, приложение 1).

■ Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете (13, приложение 2).

■ Список граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках (12).

■ Список граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста (11).

■ Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (10).

Согласно требованиям «Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе» (приложение № 3), реализована отчетная форма «Список граждан ____ года рождения, а также граждан старших возрастов, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в 20__ году».

Реализованы отчеты, образцы которых предоставляются военкоматами или органами местного самоуправления:

■ Карточка учета организации (форма № 18).

■ Карточка оповещения граждан о вызовах (повестках).

Для ведения специального воинского учета забронированных граждан реализованы следующие отчетные формы:

■ Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма № 6).

■ Донесение о количестве граждан, пребывающих в запасе, забронированных за отраслями экономики Российской Федерации (форма № 11/МУ).

■ Анализ обеспеченности на период мобилизации и в военное время трудовыми ресурсами.

■ Список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с перечнем должностей и профессий (форма № 8).

■ Список граждан, пребывающих в запасе, на которых испрашиваются персональные отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в Вооруженные Силы Российской Федерации (форма № 2).

Кроме регламентированных нормативными актами форм, реализованы аналитические отчеты, которые повышают удобство ведения воинского учета и подготовки самих регламентированных форм:

■ Анализ карточек воинского учета,

■ Анализ изменений личных данных сотрудников,

■ Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники,

■ Принятые и уволенные сотрудники, подлежащие призыву.

4. Обновление и контроль данных

Для соблюдения требований законодательства важно не только один раз заполнить сведения, но и регулярно их актуализировать:

• При приеме нового сотрудника — обязательно вносите сведения о воинском учете
• При любых изменениях — обновляйте карточку сотрудника
• Контролировать актуальность сведений для отчетности: проводить сверку с военкоматами (по запросу)
• Также необходимо вести архив воинского учета уволенных сотрудников — в соответствии со сроками хранения документов.

5. Бронирование сотрудников

Если в вашей организации есть сотрудники, подлежащие бронированию на случай мобилизации, в 1С:ЗУП это тоже можно учесть:

• Создайте ходатайство о бронировании
• На его основании оформите документ «Бронирование граждан»
• В карточке сотрудника поле «Бронирование» заполнится автоматически

6. Работа с запросами от военкоматов

      ⇒  Ответственный за ВУР направляет в двухнедельный срок сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, о принятии или увольнении их с работы.

      ⇒  Для оперативного контроля за принятыми и уволенными военнообязанными сотрудниками служит отчет Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники. В нем отражаются данные по тем сотрудникам, у которых в личной карточке в графе Отношение к воинской обязанности указано Военнообязанный. Не включаются в список сотрудники с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.

      ⇒  Для мониторинга принятых и уволенных сотрудников, подлежащих призыву, служит одноименный отчет. Он заполняется данными о сотрудниках, в карточках которых выбрано Отношение к воинской обязанности – Призывник. В отчет не входят сведения с формулировками в личной карточке Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.

      ⇒  По результатам анализа сведений указанных отчетов заполняются документы Извещение о приеме или увольнении военнообязанных сотрудников и призывников. Сведения могут формироваться по сотруднику, подразделению, организации в целом либо по наименованиям военкоматов, в которых граждане состоят на воинском учете. Последнее условие выполняется, если в карточке сотрудника указан военкомат, к которому он прикреплен. Извещения заполняются по тем работникам, у которых в личной карточке указано Отношение к воинской обязанности – Военнообязанный либо Призывник. Не формируются документы для сотрудников с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.

     ⇒  По запросам военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления ответственный за ВУР обязан в 2-недельный срок представить сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете.

     ⇒  Для этой цели служит отчет Список состоящих на учете и подлежащих постановке на воинский учет граждан. Данные отчета заполняются по тем сотрудникам, у которых в личной карточке указано Отношение к воинской обязанности – Военнообязанный или Призывник. Не входят в отчет сотрудники с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.

     ⇒  Предприятия ежегодно, в сентябре, представляют в военные комиссариаты «Списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста». Эти сведения формируются одноименным отчетом по ссылке Кадровые отчеты. Важной информацией для данного отчета является зарегистрированное место жительства либо место фактического проживания и телефон сотрудника. Поэтому для автоматического заполнения данных в его личной карточке должны быть указаны телефон, адрес по прописке, а также адрес места проживания (если есть).

     ⇒   До 1 ноября подаются списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет. Список можно сформировать отчетом Список первоначальной постановки на воинский учет. Отчет заполняется сведениями о тех сотрудниках, которым в год формирования отчета исполняется 17 лет, а также о более старших, у которых в личной карточке в графе Отношение к воинскому учету указано Встает на воинский учет или Не состоит на воинском учете (но должен).

     ⇒   Не реже 1 раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, сверяются со сведениями, содержащимися в документах воинского учета военкоматов и (или) органов местного самоуправления. Сведения формируются отчетом Список граждан для сверки с военкоматом. В него входят сведения о тех сотрудниках, у которых в личной карточке в графе Отношение к воинской обязанности указано Военнообязанный. Не включаются в список сотрудники с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.•

7. Безопасность и ответственность

Ведение воинского учета требует не только точности, но и соблюдения требований к защите персональных данных:

• Ограничьте доступ к разделу «Воинский учет» только для ответственных сотрудников
• Обеспечьте конфиденциальность — особенно при хранении сканов военных билетов и удостоверений
• Храните документы в бумажном или электронном архиве в соответствии с требованиями

Нужно наладить учет — поможем!

Телефон:
+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00

E-mail:
info@it-vdonsk.ru