По уволенному доначисляется ±1 рубль НДФЛ в ЗУП 3.0: как оформить и показать в 6 НДФЛ в 2026 году

Нормативные акценты на 2026 год

В 2026 году применяется та же форма 6‑НДФЛ, что и за 2025 год. Форма заполняется нарастающим итогом, общий подход к НДФЛ и округлению не менялся:

• НДФЛ рассчитывается в полных рублях.
• Суммы менее 50 копеек отбрасываются, 50 копеек и более округляются до целого рубля.
• Допустимы небольшие расхождения (до 1 рубля) между результатом «налоговая база × ставка» и суммой исчисленного/удержанного налога по физлицу из‑за округления.

Однако если разница в 1 рубль — не абстрактное округление, а конкретный итог перерасчета по уволенному сотруднику, ее нужно:

• понять, откуда она взялась;
• документально оформить (доплата, возврат, списание);
• привести в соответствие регистры и 6‑НДФЛ.

Откуда появляется ±1 рубль НДФЛ по уволенному в ЗУП 3.0

ЗУП 3.0/3.1 считает НДФЛ по видам дохода и месяцам, с округлением до целого рубля. Перерасчеты выполняются нарастающим итогом с начала года. После увольнения сотрудника перерасчеты особенно чувствительны, потому что новых выплат уже может не быть.

Типичные причины появления 1 рубля:

• исправление отпускных, больничных, премий, компенсаций после увольнения;
• изменение настроек районных и северных надбавок, отмена долей РК/СН;
• пересчет НДФЛ при изменении статуса резидент/нерезидент с корректировкой с начала года;
• исправление ошибок в документах прошлых месяцев.

В итоге по уволенному сотруднику возможны две ситуации:

1. Исчисленный НДФЛ стал больше удержанного на 1 рубль — возник долг налога.
2. Удержанный НДФЛ оказался больше исчисленного на 1 рубль — образовался излишне удержанный налог.

Для действующих работников такие «хвосты» могут уйти при следующих начислениях. По уволенным — нет, поэтому рубль приходится закрывать отдельной операцией учета НДФЛ.

Сценарий 1: долг НДФЛ 1 рубль по уволенному

Шаг 1. Проверяем данные в ЗУП

Сначала важно подтвердить, что это действительно «чистый» 1 рубль, а не маскировка более крупной проблемы. Для этого:

• сформируйте отчет по НДФЛ по сотруднику за год увольнения (например, «Анализ НДФЛ по сотруднику»);
• проверьте, что по уволенному сотруднику:
• исчисленный НДФЛ нарастающим итогом превышает удержанный ровно на 1 рубль;
• разница появилась после конкретного перерасчета (исправление документа, изменение настроек надбавок и т.п.), а не из‑за неотраженной выплаты или ошибки в ведомости.

Пример исходной ситуации:

• исчисленный НДФЛ по ставке 13% — 10 001 руб.;
• удержанный НДФЛ — 10 000 руб.;
• неудержанный налог — 1 рубль (долг по сотруднику).

Шаг 2. Как закрыть долг в ЗУП 3.0

Если дальше сотруднику ничего начислять не планируете, стандартное решение — доплатить этот рубль в бюджет за счет организации и «подтянуть» удержанный НДФЛ до суммы исчисленного.

В ЗУП 3.0 обычно делают так:

• создают документ «Операция учета НДФЛ» (или аналогичный для корректировки);
• указывают:
• сотрудника — уволенного;
• период и вид дохода, по которому возник перерасчет;
• в поле удержанного налога добавляют недостающий 1 рубль, чтобы удержанный налог стал 10 001 руб.

В бухгалтерском учете (в программе по бухучету) отражают перечисление этого рубля НДФЛ в бюджет, как правило, как налог за счет организации (через прочие расходы).

После проведения операции в регистрах НДФЛ по сотруднику:

• исчисленный НДФЛ = 10 001 руб.;
• удержанный НДФЛ = 10 001 руб.;
• неудержанный НДФЛ = 0 руб.

Шаг 3. Как это выглядит в разделе 1 6‑НДФЛ

Для наглядности возьмем упрощенный фрагмент раздела 1 (по ставке 13%).

До корректировки:

После корректировки:

Рубль «переехал» из неудержанного в удержанное, долг закрыт.

Шаг 4. Фрагмент раздела 2 6‑НДФЛ

Предположим:

• дата фактического удержания (доплаты) 1 рубля — 20.01.2026;
• дата перечисления в бюджет — 21.01.2026.

Условный фрагмент раздела 2:

Смысл: в разделе 2 вы показываете именно тот момент, когда фактически «довели» удержанный налог до исчисленного.

Сценарий 2: излишне удержан 1 рубль НДФЛ по уволенному

Здесь речь о ситуации, когда НДФЛ удержали и перечислили чуть больше, чем нужно.

Шаг 1. Анализ ситуации

Исходные данные:

• исчисленный НДФЛ по ставке 13% — 9 999 руб.;
• удержанный НДФЛ — 10 000 руб.;
• неудержанного налога нет, но в регистрах по сотруднику видим переплату 1 рубль.

Причина чаще всего — перерасчет документов или изменение настроек, выполненный уже после того, как НДФЛ был удержан и перечислен.

Вариант 1: фактический возврат рубля сотруднику

Если с бывшим сотрудником есть связь и он согласен принять возврат, можно поступить «по учебнику».

Шаг 2. Действия в ЗУП 3.0

1. Получить заявление работника на возврат излишне удержанного НДФЛ.
2. Оформить документ возврата НДФЛ или операцию учета НДФЛ с видом «возврат» на сумму 1 рубль.
3. Сформировать ведомость или платежное поручение и перечислить 1 рубль сотруднику.

После этого в регистрах НДФЛ:

• удержанный НДФЛ уменьшится до 9 999 руб.;
• переплата по сотруднику исчезнет.

Шаг 3. Раздел 1 6‑НДФЛ после возврата

До корректировки:

После возврата и корректировки:

Отдельно в расчете отражается сумма возвращенного НДФЛ — 1 рубль (по строкам формы, отведенным под возвраты).

Шаг 4. Фрагмент раздела 2 (возврат)

Условно:

• удержание налога — 31.12.2025;
• возврат — 15.02.2026.

Упрощенный фрагмент:

Удержано 9 999, 1 рубль возвращен.

Вариант 2: возврат не делаем, списываем переплату за счет организации

Если фактически вернуть 1 рубль сотруднику невозможно или нецелесообразно (нет связи, сумма копеечная и т.п.), многие компании выбирают вариант со списанием.

Шаг 5. Действия в ЗУП 3.0

1. Через операцию учета НДФЛ уменьшить удержанный налог по сотруднику на 1 рубль.
2. В бухгалтерском учете списать 1 рубль излишне удержанного налога за счет организации (через прочие расходы).

После этого:

• исчисленный НДФЛ = 9 999 руб.;
• удержанный НДФЛ = 9 999 руб.;
• переплата по сотруднику в регистрах отсутствует.

Шаг 6. Раздел 1 6‑НДФЛ после списания

Фактически итоговые цифры совпадают с вариантом возврата:

Рубль — результат округления и последующей корректировки учета НДФЛ по уволенному сотруднику, при этом бюджет не пострадал.

Сводная таблица по сценариям для 6‑НДФЛ

Эту таблицу удобно использовать как шпаргалку при проверке отчета.

Что проверить перед сдачей 6‑НДФЛ за 2025/2026 годы

Перед тем как формировать и отправлять расчет 6‑НДФЛ, по уволенным сотрудникам стоит:

• пройтись отчетом по НДФЛ по каждому уволенному за год и найти разницы в 1 рубль между исчисленным и удержанным налогом;
• убедиться, что по каждому такому «рублю» есть оформленная операция учета НДФЛ: доплата, возврат или списание;
• сверить итоговые суммы исчисленного и удержанного НДФЛ в регистрах со строками 040 и 070 6‑НДФЛ;
• убедиться, что строки, связанные с неудержанным налогом и возвратами, заполняются только там, где действительно есть такие операции, а не из‑за ошибки округления.

Телефон:

+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00

E-mail:

info@it-vdonsk.ru