Как ЗУП 3.1 «думает» про НДФЛ
Для начала важно понимать, что программа опирается не на наши ожидания, а на три ключевых факта:
- есть ли начисленный доход за первую половину месяца;
- есть ли реальная выплата аванса (проведенная ведомость);
- по каким датам программа считает дату получения дохода.
НДФЛ делится на две строки в «Начислении зарплаты и взносов» только тогда, когда у сотрудника действительно есть две разные даты получения дохода: дата выплаты аванса и дата окончательной выплаты зарплаты. Если программа видит только одну дату, строка с налогом тоже будет одна.
Основные причины, почему НДФЛ не делится на две строки
1. Сотрудник не работал в первой половине месяца
Самый простой случай: человек фактически не отработал первую половину месяца (больничный, отпуск за свой счет, прием во второй половине месяца и т.п.), и аванс ему не начислялся и не выплачивался.
Что видит программа:
- нет дохода за первую половину месяца;
- нет документа «Начисление за первую половину месяца» с суммой;
- нет ведомости на выплату аванса.
Результат: НДФЛ рассчитывается только по дате окончательной выплаты, поэтому в «Начислении зарплаты и взносов» вы увидите одну строку по НДФЛ с датой зарплаты, без отдельной строки по авансу.
2. Ведомость на аванс распроведена
Распространенный сценарий: аванс когда-то был начислен и выплачен, но перед расчетом зарплаты ведомость на аванс распровели (для исправлений, тестов, смены банка и т.п.) и забыли провести обратно.
Для ЗУП это означает:
- начисление аванса есть, но факта выплаты нет;
- даты получения дохода по НДФЛ программа видит только по окончательной выплате.
Итог: по регистрам получается единственная дата получения дохода – дата зарплаты за месяц. Никакого «второго блока» НДФЛ с аванса система не сформирует.
3. В ведомости на аванс нет НДФЛ к перечислению
Здесь кажется, что все сделали «как положено»: и начисление за первую половину месяца есть, и ведомость на аванс проведена. Но в самой ведомости в колонке налога – нули.
Чаще всего это связано с тем, что:
- документ «Начисление за первую половину месяца» датирован позже, чем ведомость на аванс;
- на дату выплаты аванса программа ещё не «знает» о доходе и не имеет базы для расчета НДФЛ.
Пример:
– начисление аванса – 20.04.2025;
– ведомость на аванс – 18.04.2025.
На 18.04 доход ещё не начислен, значит, НДФЛ с аванса программа не рассчитывает. В итоге налог формируется только при окончательной выплате, и в «Начислении зарплаты и взносов» вы видите единственную строку НДФЛ по одной дате получения дохода.
4. Неверные настройки способа выплаты аванса
Еще одна частая причина – настройки способа выплаты зарплаты. Для аванса может быть выбран такой порядок, при котором НДФЛ не «привязывается» к дате аванса.
Если, например, в способе выплаты аванса не установлен вариант, при котором налог удерживается «с авансом», программа рассматривает весь НДФЛ как относящийся к дате окончательной выплаты. В этом случае:
- аванс фактически выплачен;
- сотрудники его получили;
- но с точки зрения учета НДФЛ есть только одна дата получения дохода – при выплате второй части зарплаты.
Следствие: в документе «Начисление зарплаты и взносов» НДФЛ не делится на две строки, а показывается одной суммой по одной дате.
Как увидеть, что НДФЛ действительно считается только по одной дате
Визуальная проверка в документе «Начисление зарплаты и взносов»
Первый быстрый способ – открыть документ «Начисление зарплаты и взносов» и заглянуть на вкладку «НДФЛ».
Обратите внимание на:
- количество строк по сотруднику;
- даты получения дохода в этих строках.
Если у сотрудника:
- только одна строка по НДФЛ;
- и в этой строке дата получения дохода совпадает с датой окончательной выплаты (зарплаты за месяц),
то НДФЛ с аванса не выделен, и программа считает налог только по одной дате.
Аналитический отчет «Сотрудники с одной датой получения дохода»
Для системной проверки удобно использовать специальный аналитический отчет, который выводит сотрудников, у которых по месяцу НДФЛ рассчитан только по одной дате получения дохода.
Логика такого отчета:
- по регистру НДФЛ собирается информация о датах получения дохода;
- по каждому сотруднику и месяцу считается количество уникальных дат;
- отображаются те, у кого дата только одна, хотя аванс по организационным правилам должен быть.
По результатам отчета сразу видно:
- по каким сотрудникам НДФЛ не разделился на аванс и окончательную зарплату;
- по каким месяцам нужно искать проблемы в начислениях, ведомостях или настройках способов выплаты.
Что делать, если в «Начислении зарплаты» только одна строка НДФЛ, а аванс был
Если сотрудники работали, аванс им начислялся и выплачивался, но в документе «Начисление зарплаты и взносов» НДФЛ фигурирует только по одной дате, алгоритм действий можно свести к трем шагам.
Шаг 1. Проверить наличие и состояние ведомости на аванс
Проверьте:
- есть ли ведомость на выплату аванса за нужный период;
- проведен ли документ или стоит состояние «Не проведен» / документ распроведен.
Если ведомость распроведена:
- проведите ее;
- затем вернитесь в «Начисление зарплаты и взносов» и пересчитайте НДФЛ.
После этого при корректных датах и настройках программа должна увидеть аванс как отдельную дату получения дохода и разделить НДФЛ.
Шаг 2. Сверить даты начисления аванса и ведомости
Если ведомость проведена, но в ней нет НДФЛ к перечислению:
- сравните дату документа «Начисление за первую половину месяца» с датой ведомости на аванс;
- при необходимости сдвиньте дату начисления на более раннюю, чем дата выплаты (меняем дату регистрации документа, а не планируемую дату выплаты, чтобы не спровоцировать лишние перерасчеты).
После изменения даты:
- в ведомости на аванс обновите НДФЛ (командой «Обновить налог» для всех сотрудников), не трогая суммы к выплате;
- в документе «Начисление зарплаты и взносов» снова пересчитайте НДФЛ.
Так вы «подтянете» налог к дате аванса, и он перестанет полностью падать на дату итоговой зарплаты.
Шаг 3. Проверить и исправить способ выплаты аванса
Откройте настройки способов выплаты зарплаты и убедитесь, что для аванса выбран правильный порядок:
- аванс действительно должен учитываться как дата получения дохода для НДФЛ;
- порядок выплаты должен быть настроен так, чтобы налог удерживался с авансом.
Если настройки неверные:
- исправьте способ выплаты аванса (выберите вариант, при котором НДФЛ учитывается по дате аванса);
- перепроведите ведомость на аванс;
- пересчитайте НДФЛ в документе «Начисление зарплаты и взносов».
Вывод
То, что НДФЛ в «Начислении зарплаты и взносов» не разбивается на две строки, почти всегда означает не «глюк» ЗУП, а отсутствие для программы второй даты получения дохода. Причина кроется в:
- отсутствии реального аванса;
- распроведенной ведомости;
- несогласованных датах начисления и выплаты;
- некорректных настройках способа выплаты.
Если системно пройтись по этим пунктам и использовать отчет по сотрудникам с одной датой получения дохода, проблема с «пропавшим» НДФЛ с аванса довольно быстро находится и устраняется.
Чтобы получить платную консультацию звоните или пишите на почту:
Телефон:
+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00
E-mail: