1С:Документооборот 8

1С:Документооборот 8 - решение для построения системы электронного документооборота, позволяющее упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, сократит время поиска нужной информации.

Это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Программный продукт «1С:Документооборот 8» предназначен для решения задач выстраивания методологии и автоматизации учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам;
• учет прав пользователей при доступе к документам;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио – и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов (настраивается по каждому виду документов);
• автоматизированная загрузка документов со сканера и из электронной почты;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Ключевые возможности программы

Управление документами и процессами

• учет входящей/исходящей корреспонденции;
• архивное хранение;
• электронную подпись;
• иерархию процессов;
• контроль сроков исполнения;
• возможность потоковой печати, сканирования и штрихкодирования документов.

Работа с договорными документами

• автозаполнение реквизитов;
• регистрация;
• согласование;
• контроль передачи и возврата;
• автоматическое продление;
• подготовка договоров по шаблону.

Учет и планирование рабочего времени

• автозаполнение реквизитов;
• регистрация;
• согласование;
• контроль передачи и возврата;
• автоматическое продление;
• подготовка договоров по шаблону.

Многофункциональный почтовый клиент

• удобный интерфейс;
• автоматическая обработка почты;
• привязка писем к документам;
• хранение истории переписки.

Проектный учет и контроль исполнения

• отчетность и планирование проектных задач;
• диаграмма Ганта;
• анализ трудозатрат по проектам, - загрузка данных из MS Project;
• бронирование переговорных;
• контроль исполнения пунктов протоколов.

Механизм запуска периодических задач

Формирование и запуск бизнес-процессов на основании заданного расписания. Благодаря данному инструменту отпадает необходимость ручного контроля запусков важных бизнес-процессов.

Сравнение версий «1С:Документооборот 8»

Общий функционал для версий ПРОФ и КОРП

• Учет входящих документов Учет исходящих документов
• Учет внутренних документов
• Учет договоров
• Ведение учета по номенклатуре дел
• Автоматическая генерация регистрационных номеров
• Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
• Сканирование документов
• Распознавание изображений
• Автоматическая загрузка файлов из каталогов
• Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
• Учет по организациям
• Учет по вопросам деятельности
• Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
• Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
• Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
• Коллективная работа с файлами любых типов
• Хранение и контроль версий
• Ведение журнала передачи документов
• Настройка личного доступа к документам
• Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
• Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
• Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
• Сложное согласование документов
• Настройка дополнительных связей между документами
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам
• Учет нескольких резолюций по документу
• Учет и контроль переадресации входящих документов
• Учет и контроль передачи документов
• Учет затрат рабочего времени сотрудников
• Многовалютный учет сумм в документах
• Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
• Настройка и использование дополнительных реквизитов
• Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
• Шаблоны бизнес-процессов
• Распределенная информационная база
• Полнотекстовый поиск любых данных
• Обмен данными с типовыми конфигурациями
• Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
• Версионирование объектов
• Уведомление о задачах по электронной почте
• Структура организации
• Дополнительные отчеты и обработки
• Списки рассылки по корреспондентам
• Способы доставки
• Решение вопросов выполнения задач
• Расширение списка согласующих после старта согласования
• Последовательное выполнение процесса «Исполнение»
• Дополнительные реквизиты процессов и задач
• Список последних обращений к данным
• Расширенный полнотекстовый поиск
• Нумерация по связанному документу
• Размещение файлов в томах по условиям
• Автоматическая очистка устаревших версий
• Учет недействительных пользователей
• Рабочие группы
• Встроенный текстовый редактор
• Бизнес-события
• Изменение срока действия документов
• Комплекты документы
• Визы согласования
• Интеграция с локальным почтовым клиентом
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Вывод документов в разных классификационных разрезах
• Подписки на события
• Уведомления о событиях
• Банковские счета

Дополнительно в версии КОРП

• Штрихкодирование документов и файлов Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Печать регистрационного штампа
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Периодические бизнес-процессы
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия бизнес-процессов
• Остановка бизнес-процессов
• Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
• Категоризация данных
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
• Перенос сроков выполнения задач
• Протоколирование работы пользователей
• Рабочий стол руководителя
• Комплексные процессы
• Автоматическая рассылка отчетов
• Управление мероприятиями
• Форум
• Встроенная почта
• Проекты
• Система внешнего документооборота (СВД)
• Множественные состояния документов
• Настройка доступности по состоянию
• Настраиваемое делегирование прав
• Фотографии пользователей
• Ограничение доступа через веб-серверы
• Проверка сложности пароля

Внедрение 1С:Документооборот

С чего начать внедрение «1С:Документооборот 8»?

На начальном этапе внедрения необходимо детальное описание бизнес-процессов компании: нужно проанализировать маршруты согласования всех документов организации, назначить ответственных за разработку, подписание, утверждение документации.

Стоимость внедрения «1С:Документооборот 8»?

Для определения стоимости внедрения, специалисты нашей компании сначала проводят экспресс-диагностику. Диагностика включает в себя одну или несколько встреч с ключевыми сотрудниками, руководителями подразделений, где планируется внедрять систему, а также запрос и изучение регламентов и внутренних документов организации. После чего определяется стоимость полноценного обследования бизнес-процессов. В ходе обследования выясняются факторы, влияющие на стоимость внедрения: число рабочих мест, версия программы, количество и сложность процессов, функции системы и т.д. После обследования и уточнения требований, мы готовим план проекта, фиксируем сроки и бюджет.