Автоматизация напоминаний клиентам о неподписанных документах ЭДО

Исходная ситуация

В компании часто возникали ситуации, когда отправленные контрагентам по системе ЭДО (Электронный документооборот) документы оставались неподписанными или «зависшими». Пользователи вынуждены были вручную контролировать эти случаи, отсылая письма или звоня с просьбой подписать документы. Это отнимало много времени и сил, приводило к задержкам и могло влиять на деловые отношения.

Что было сделано

Реализованные Решения

Для решения проблемы было создано автоматизированное решение — внешняя обработка, которая выполняет регламентное задание по следующему алгоритму:

1. Анализ Регистров Сведений:
   Обработка по расписанию анализирует данные из двух регистров сведений: «Приглашение к обмену электронными документами» и «Состояние документов ЭДО».
2. Проверка Статусов:
   Если по клиенту, который принял приглашение на обмен (статус = «Принято»), находятся документы с состоянием, не равным «Завершен», то система фиксирует эти документы.
3. Автоматическая Отправка Напоминаний:
   Клиентам, у которых есть неподписанные документы, автоматически отправляется письмо с напоминанием на электронную почту. Письмо содержит просьбу проверить ЭДО и подписать документы. Для отправки сообщений используется учетная запись электронной почты, подключенная в базе стандартным способом.

Результаты

1. Экономия Времени:
   Сотрудники больше не тратят время на ручную проверку статусов документов и отправку напоминаний, так как процесс полностью автоматизирован.
2. Повышение Эффективности:
   Регулярные напоминания способствуют своевременному подписанию документов контрагентами, что улучшает документооборот и ускоряет процессы.
3. Улучшение Коммуникации:
   Автоматизированные напоминания помогают поддерживать деловые отношения, предотвращая забывчивость и недоразумения со стороны клиентов.