Исходная ситуация:
В организации возникла необходимость ограничить доступ к редактированию документов после их проверки бухгалтером. Ранее стандартные механизмы, такие как дата запрета редактирования, не позволяли гибко контролировать доступ по разным видам документов, так как даты запрета могли различаться для различных типов документов.
Реализованное решение
Для решения проблемы была внедрена система управления доступом на основе проверки специальных меток («галок») в документах. В список документов были добавлены реквизиты «Проверено бухгалтером» и «Проверено экономистом». Эти метки играют ключевую роль в управлении доступом:
1. Документы, для которых добавлены метки:
- Комплектация номенклатуры
- Перемещение товаров
- Поступление на расчетный счет
- Реализация товаров и услуг
- Списание материалов из эксплуатации
- Требование-накладная
- Передача на ответственное хранение
- Возврат с ответственного хранения
2. Функциональность меток:
- Реквизит «Проверено бухгалтером» доступен для редактирования только пользователям с полными правами (например, бухгалтерам или администраторам системы).
- Когда метка установлена, документ становится недоступным для редактирования для всех пользователей, кроме тех, у кого есть полные права.
3. Механизм работы:
- При открытии формы документа, система проверяет, установлена ли галка «Проверено бухгалтером». Если она установлена, то вся форма документа становится недоступной для редактирования. Это предотвращает изменение данных пользователями, такими как кладовщики, после того, как документ был проверен и принят к учету бухгалтером.
Преимущества
- Контроль качества данных: Бухгалтеры и экономисты могут быть уверены, что документы не будут изменены после проверки, что обеспечивает высокую точность данных.
- Гибкость в управлении доступом: Возможность установить разные даты запрета редактирования для разных видов документов.
- Упрощение рабочего процесса: Кладовщики и другие сотрудники могут работать с документами, не опасаясь случайных изменений после их проверки.
Внедренная система управления доступом на основе меток проверки документов в ООО значительно улучшила процесс контроля и учета документов. Теперь пользователи с разными уровнями доступа могут работать с документами без риска случайного изменения данных после их проверки, что упрощает управление документооборотом и повышает его надежность.
Чтобы получить платную консультацию звоните или пишите на почту:
Телефон:
+7 (938) 146 41 00
+7 (931) 009 14 00
E-mail:
info@it-vdonsk.ru
